KONIEC Z RĘCZNYM PRZEPISYWANIEM FAKTUR. JAK WYKORZYSTAĆ POTENCJAŁ AUTOMATYZACJI W FIRMIE?

Tworząc automatyzacje, często widzę jedno: firmy potrafią świetnie działać operacyjnie, ale potykają się na prostych rzeczach.
I właśnie te elementy zabierają im najwięcej czasu i energii.

Tak było w przypadku klienta, który trafił do mnie z problemem, o jakim słyszę coraz częściej – nawarstwienie ogromnej ilości faktur i brak czasu na ich przetworzenie.

Wyobraźcie sobie trzy skrzynki mailowe, z których miesięcznie spływa ponad tysiąc wiadomości, a około połowa to faktury we wszystkich możliwych odmianach. PDF-y, zdjęcia z telefonu, skany z faksu. Jedna osoba próbowała to wszystko przepisywać ręcznie. Brakowało jej czasu, brakowało narzędzi, a przede wszystkim brakowało klarownego obrazu finansów. Właściciel firmy nie znał swojej płynności finansowej, nie wiedział, ile faktycznie może reinwestować. Miał poczucie, że działa na ślepo bez dostatecznej wiedzy o finansach w firmie.

Do tego dochodził sceptycyzm. Wcześniej ktoś obiecał mu rozwiązanie oparte na low-code (Make, N8N) – szybkie, tanie, „to się da zrobić w kilka dni”. Nie dało się. Projekt się rozpadł, zaliczka przepadła, a automatyzacja została wyrzucona do kosza. Kiedy usiedliśmy do rozmowy, usłyszałem:
„Ja chcę wierzyć, że to możliwe, ale mam wątpliwości”.

Ja tę wątpliwość rozumiem.

Low-code jest świetny, ale do pewnego momentu. W prostych procesach działa jak złoto. Tyle że tutaj proces prosty nie był. Mieliśmy trzy skrzynki, różne formaty faktur, konieczność rozpoznawania danych nawet z krzywych skanów i oczekiwanie, że właściciel firmy będzie widział cash flow w czasie rzeczywistym. Tego się nie da „wyklikać”. Tu trzeba zrozumieć logikę biznesu i zbudować system, który tę logikę respektuje.

Dlatego zrobiłem to, co działa najlepiej: zamiast kolejnej prezentacji przygotowałem działający prototyp w dwa tygodnie. Maile były pobierane, rozpoznawanie faktur działało, walidacja danych wraz z widokiem przepływu cash flow również.

Właściciel spojrzał i powiedział: „Dobra, to wygląda inaczej niż to, co widziałem wcześniej”.

Dopiero wtedy poczułem, że przełamaliśmy barierę wątpliwości.

Największym wyzwaniem nie były jednak PDF-y. Najgorsze były zdjęcia: robione w złym świetle, krzywe skany, dokumenty wyglądające jakby przeszły przez osiem różnych aplikacji. Dlatego musiałem podejść do tego warstwowo.

OCR wyciągał dane, kod sprawdzał, czy te dane w ogóle mają sens, a AI poprawiało to, co wyglądało podejrzanie. Z czasem system zaczął uczyć się na poprawkach i radzić sobie lepiej z każdym kolejnym dokumentem. To była ta część, którą lubię najbardziej — moment, w którym system „zaskakuje” i zaczyna działać z coraz większą precyzją.

Efekty były bardzo konkretne. Wszystkie maile trafiają teraz do systemu, nic się nie gubi, a faktury przetwarzają się automatycznie. Właściciel pierwszy raz od miesięcy widzi cash flow w czasie rzeczywistym.

Ta historia nauczyła mnie jednej rzeczy: w automatyzacji nie chodzi o technologię. Chodzi o to, żeby dać firmie rozwiązanie realnego problemu. Półśrodki są kuszące, bo obiecują szybko i tanio, ale kiedy proces jest naprawdę ważny i skomplikowany – często zawodzą.

Czasem wystarczy dobry audyt istniejącego problematycznego procesu i dobranie odpowiednich narzędzi, aby odblokować dodatkowe zasoby w firmie – w tym wypadku osoba zajmująca się fakturami zaczęła pomagać w dziale obsługi klienta.

Jeśli masz w firmie proces, który „zjada” ludziom czas i energię – pewnie możemy go zautomatyzować. A ja lubię takie wyzwania.