Umowa najmu jest jednym z najczęściej wykorzystywanych narzędzi w działalności gospodarczej. Bez względu na to, czy prowadzisz biuro, magazyn, sklep czy produkcję, najem nieruchomości, sprzętu czy pojazdów może być istotnym elementem funkcjonowania firmy. Co zatem warto wiedzieć o umowie regulującej ten stosunek prawny?

Istota umowy najmu

Przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania na czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić umówiony czynsz (art. 659 § 1 Kodeksu cywilnego – KC). Czynsz może być oznaczony zarówno w pieniądzach, jak i w świadczeniach innego rodzaju (art. 659 § 2 KC).

Forma umowy najmu

Zgodnie z art. 660 KC umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie. Jeśli forma pisemna nie została zachowana, umowa poczytywana jest za zawartą na czas nieoznaczony.

Czas trwania umowy

Umowę najmu można zawrzeć na czas oznaczony lub nieoznaczony. Najem na czas dłuższy niż 10 lat (lub 30 lat między przedsiębiorcami) po upływie tego okresu traktuje się jako najem na czas nieoznaczony (art. 661 § 1-2 KC).

Obowiązki stron

W przepisach Kodeksu cywilnego ustawodawca precyzyjnie wskazał obowiązki stron umowy najmu. I tak wynajmujący musi wydać przedmiot najmu w stanie przydatnym do umówionego użytku i utrzymywać go w tym stanie przez cały okres najmu (art. 662 § 1 KC). Z kolei najemca ponosi koszty drobnych napraw i nakładów związanych ze zwykłym używaniem rzeczy (art. 662 § 2 KC).

Jeżeli rzecz ma wady ograniczające jej przydatność, najemca może żądać obniżki czynszu lub wypowiedzieć umowę bez zachowania terminów, jeśli wynajmujący nie usunie wad w odpowiednim czasie (art. 662 § 3 KC).

Używanie rzeczy i zmiany

W myśl art. 666 § 1 KC najemca musi używać rzeczy zgodnie z umową lub jej przeznaczeniem. Jeżeli pojawia się potrzeba napraw obciążających wynajmującego, najemca ma obowiązek niezwłocznie go o tym poinformować (art. 666 § 2 KC). Dzięki temu możliwe jest nie tylko szybkie usunięcie usterki, ale i uniknięcie powstania większych szkód.

Warto również zwrócić uwagę, iż bez zgody wynajmującego najemca nie może dokonywać w rzeczy najętej zmian sprzecznych z umową lub jej przeznaczeniem (art. 667 § 1 KC). Dotyczy to zarówno zmian technicznych (np. przebudowa lokalu, demontaż instalacji), jak i modyfikacji funkcjonalnych. Zgoda ta powinna być udzielona najlepiej w formie pisemnej, aby w razie sporu można było wykazać jej zakres. Jeżeli zaś najemca używa rzeczy w sposób sprzeczny z ustaleniami umownymi lub przeznaczeniem – i mimo upomnienia nie przestaje albo zaniedbuje rzecz do tego stopnia, że jest ona narażona na utratę lub uszkodzenie – wynajmujący może wypowiedzieć najem bez zachowania terminów wypowiedzenia
(art. 667 § 2 KC).

Podnajem i używanie przez osoby trzecie

Najemca może oddać rzecz najętą do używania osobie trzeciej – odpłatnie (podnajem) lub nieodpłatnie (użyczenie) – tylko wtedy, gdy w umowie najmu albo w przepisach szczególnych tego nie zabroniono (art. 668 § 1 KC). Domyślnie, jeśli w umowie nie ma zapisów dotyczących tej kwestii, jest to dozwolone, ale wynajmujący ma prawo zastrzec w kontrakcie zakaz podnajmu lub ograniczyć jego zakres. W praktyce przedsiębiorcy bardzo często spotykają się z takimi zastrzeżeniami przy najmie lokali lub sprzętu.

Zgodnie z prawem najemca ponosi wobec wynajmującego odpowiedzialność za zachowanie i sposób korzystania z rzeczy przez podnajemcę lub osobę, której rzecz została oddana do używania (art. 668 § 1 KC). Szkody lub zaniedbania tych osób traktuje się tak, jakby dopuścił się ich najemca.

Co istotne, jeśli najem wygasa lub zostaje wypowiedziany, umowa podnajmu (lub oddanie rzeczy do bezpłatnego używania osobie trzeciej) również przestaje obowiązywać. Oznacza to, iż prawa podnajemcy wygasają wraz z prawami najemcy. Wyjątkiem mogą być przypadki, gdy wynajmujący wyrazi zgodę inaczej, np. poprzez oddzielne uregulowania w umowie (art. 668 § 2 KC).

Czynsz i prawo zastawu

Najemca jest zobowiązany regularnie płacić czynsz – w wysokości, terminach i formie określonej w umowie najmu. Brak szczegółowych ustaleń oznacza, że czynsz płaci się miesięcznie z góry (art. 669 § 1 KC).

Wynajmujący, jako zabezpieczenie należności z tytułu najmu (w szczególności czynszu i innych opłat), ma ustawowe prawo zastawu na rzeczach ruchomych wniesionych przez najemcę do wynajmowanej nieruchomości, lokalu, czy pomieszczenia (art. 670 § 1 KC). Zastaw powstaje automatycznie, co oznacza, że nie jest wymagana dodatkowa umowa czy specjalny zapis. Wynajmujący może dochodzić zaspokojenia swoich należności z tych rzeczy, jeśli najemca zalega z zapłatą. Prawo zastawu nie obejmuje jednak rzeczy wyłączonych spod egzekucji według przepisów o postępowaniu egzekucyjnym (np. niektóre przedmioty osobiste, potrzebne do codziennego życia, narzędzia pracy).

Prawo zastawu wygasa zasadniczo wtedy, gdy najemca usunie rzeczy ruchome z wynajmowanej nieruchomości (art. 671 § 1 KC). Oznacza to, że wynajmujący nie może żądać zaspokojenia z tych przedmiotów, jeśli zostały one już wyprowadzone przez najemcę – z jednym istotnym wyjątkiem. Otóż zgodnie z art. 671 § 2 KC wynajmujący może się sprzeciwić usunięciu rzeczy obciążonych zastawem i zatrzymać je na własne niebezpieczeństwo, dopóki zaległy czynsz nie będzie zapłacony lub zabezpieczony.

Zasady wypowiedzenia najmu

Umowę najmu zawartą na czas nieoznaczony można wypowiedzieć z zachowaniem ustawowych lub umownych terminów wypowiedzenia. Jeżeli strony nie ustaliły w umowie szczególnych reguł, stosuje się zasady ustawowe. Mianowicie, gdy czynsz jest płatny w odstępach czasu dłuższych niż miesiąc, najem można wypowiedzieć najpóźniej na trzy miesiące naprzód na koniec kwartału kalendarzowego; gdy czynsz jest płatny miesięcznie – na miesiąc naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego; gdy czynsz jest płatny w krótszych odstępach czasu – na trzy dni naprzód; gdy najem jest dzienny – na jeden dzień naprzód (art. 672 § 2 KC). Co ważne, strony mogą w umowie określić inne terminy, które obowiązują w miejsce ustawowych.

Jeżeli umowa najmu zawarta została na czas oznaczony, co do zasady wygasa z upływem terminu, na jaki została zawarta. Natomiast wypowiedzenie przed upływem oznaczonego terminu jest możliwe tylko wtedy, gdy umowa przewiduje taką możliwość lub pojawią się ustawowe, szczególne przesłanki – np. naruszenie obowiązków przez jedną ze stron.

Bez względu na umówiony czas trwania najmu, wynajmujący może wypowiedzieć umowę bez zachowania terminów wypowiedzenia, jeśli najemca używa rzeczy w sposób sprzeczny z umową lub przeznaczeniem, zaniedbuje rzecz do tego stopnia, że naraża ją na utratę lub poważne uszkodzenie, a także jeżeli zalega z czynszem za co najmniej dwa pełne okresy płatności (art. 672 KC). Najemca może także odstąpić od umowy lub ją wypowiedzieć, jeśli wynajmujący nie usuwa wad rzeczy uniemożliwiających jej prawidłowe używanie. Jeżeli zachodzą powyższe przesłanki (np. uporczywe zaleganie z czynszem, poważne naruszenie zasad używania rzeczy), wypowiedzenie może nastąpić ze skutkiem natychmiastowym – bez zastosowania okresu wypowiedzenia.

Wypowiedzenia umowy najmu dla celów dowodowych najlepiej dokonywać w formie pisemnej, zwłaszcza przy umowach zawieranych na piśmie. Warto jasno określić terminy wypowiedzenia i przesłanki wcześniejszego rozwiązania.

Zwrot rzeczy i rozliczenia

Po zakończeniu umowy najmu najemca zobowiązany jest niezwłocznie zwrócić rzecz w stanie niepogorszonym. Oznacza to, że rzecz powinna być w takim stanie, w jakim została otrzymana, z uwzględnieniem normalnego, prawidłowego zużycia wynikającego ze zwykłego używania. Należy podkreślić, że najemca nie odpowiada za zużycie rzeczy będące efektem korzystania zgodnego z umową lub jej przeznaczeniem (art. 675 § 1 KC).
Co istotne, jeśli najemca oddał rzecz w podnajem lub do bezpłatnego używania innej osobie, obowiązek zwrotu spoczywa również na tej osobie
(art. 675 § 2 KC).

Domniemywa się, że rzecz została wydana najemcy w stanie dobrym i przydatnym do umówionego użytku, jeżeli nie zostało to inaczej ustalone w protokole zdawczo-odbiorczym lub umowie (art. 675 § 3 KC).

Jeżeli najemca poczynił ulepszenia w rzeczy najętej, wynajmujący – w braku odmiennych ustaleń umownych – może według własnego wyboru zatrzymać ulepszenia za zapłatą równowartości w chwili zwrotu rzeczy lub zażądać przywrócenia rzeczy do stanu poprzedniego, czyli usunięcia ulepszeń (art. 676 KC).

Roszczenia wynajmującego wobec najemcy o naprawienie szkód lub pogorszenia rzeczy, a także roszczenia najemcy wobec wynajmującego o zwrot nakładów lub nadpłaconego czynszu, ulegają przedawnieniu po upływie roku od dnia zwrotu rzeczy (art. 677 KC).

Zbycie przedmiotu najmu

W przypadku zbycia rzeczy najętej (np. lokalu użytkowego) nowy właściciel automatycznie wstępuje w miejsce poprzedniego wynajmującego we wszystkie prawa i obowiązki związane z umową najmu (art. 678 § 1 KC). Najemca nie musi zatem podpisywać nowej umowy, albowiem stosunek najmu trwa nadal na dotychczasowych zasadach.

Nabywca może wypowiedzieć umowę najmu z zachowaniem ustawowych terminów wypowiedzenia. Uprawnienie to nie przysługuje jednak, gdy umowa najmu była zawarta na czas oznaczony, w formie pisemnej i z datą pewną, a rzecz została najemcy wydana fizycznie.

Jeżeli w wyniku wypowiedzenia umowy przez nabywcę najemca jest zmuszony zwrócić rzecz wcześniej niż wynikałoby to z pierwotnej umowy, może on domagać się od zbywcy odszkodowania za szkodę powstałą wskutek wcześniejszego zakończenia najmu (art. 679 § 1 KC). Najemca ma obowiązek niezwłocznie poinformować zbywcę o wypowiedzeniu przez nabywcę – w przeciwnym razie zbywca może powoływać się na zarzuty, których najemca nie podniósł (art. 679 § 2 KC).

Przedawnienie roszczeń

Zgodnie z art. 677 KC roszczenia wynajmującego przeciwko najemcy o naprawienie szkody z powodu uszkodzenia lub pogorszenia rzeczy, jak również roszczenia najemcy przeciwko wynajmującemu o zwrot nakładów na rzecz albo o zwrot nadpłaconego czynszu przedawniają się z upływem roku od dnia zwrotu rzeczy.

W pozostałym zakresie, co do roszczeń o zapłatę czynszu, kosztów eksploatacyjnych czy innych świadczeń, stosuje się ogólne przepisy dotyczące przedawnienia roszczeń majątkowych (art. 117-125 KC). Mianowicie zasadniczo termin przedawnienia roszczeń majątkowych wynosi 6 lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe (np. czynsz najmu) – 3 lata. Jeśli zaś stronami są przedsiębiorcy, roszczenia związane z prowadzoną działalnością gospodarczą przedawniają się w terminie 3 lat (art. 118 KC).

Umowa najmu jest narzędziem pozwalającym na efektywne korzystanie z cudzych rzeczy na potrzeby biznesowe. Z tego względu warto znać podstawowe zagadnienia związane z funkcjonowaniem tego kontraktu.