Właściwe zarządzanie czasem jest kluczowym aspektem efektywnego funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. Mimo to wiele osób - zarówno zwykłych pracowników, jak i menadżerów - nie przykłada do tego zagadnienia wystarczającej uwagi. Tymczasem umiejętność efektywnego zarządzania czasem powinna mieć kluczowe znaczenie w procesie rekrutacji na stanowiska związane z podejmowaniem decyzji, tj. menadżerskie czy kierownicze. Ta umiejętność nie odnosi się bowiem wyłącznie do zadań wykonywanych osobiście, ale również do umiejętnego oddelegowywania innych pracowników tak, aby zadania zostały wykonane w jak najkrótszym czasie. 
W tym artykule znajdziesz zestawienie rozmaitych technik oraz porad przeznaczonych dla menadżerów/kierowników (ale nie tylko), które mogą pozytywnie wpłynąć na twoją umiejętność zarządzania czasem. Dobierz najwłaściwszą dla ciebie - rezultaty poszczególnych technik mogą się różnić w zależności od twojego charakteru, stylu życia czy też trybu pracy w twojej firmie. 

Dlaczego brak zarządzania czasem to problem? 

Wiele osób ma problem z zarządzaniem swoim czasem lub czasem w swojej firmie. Może to wynikać z różnych kwestii, jak np. cechy charakteru lub niewłaściwe postawy. Możesz mieć z tym problem, jeśli np.: 

• masz tendencje do wykonywania wszystkich zadań osobiście z powodu przeświadczenia, że nikt inny nie zrobi niczego tak dobrze jak ty, 
• masz skłonności do kontroli i mikromanipulacji - jesteś niespokojny i denerwujesz się, gdy powierzasz komuś zadanie i nie nadzorujesz każdego najmniejszego kroku, 
• kiedy delegujesz zadania, doświadczasz obaw, że na pewno coś zostanie zrobione nie tak i będzie to twoja wina, bo podjąłeś złe decyzje, 
• oddawanie zadań, które możesz wykonać sam, uważasz za lenistwo lub nieodpowiedzialność lub nawet za dowód twojej niekompetencji, 
• jesteś niecierpliwy i chcesz wszystko robić sam, bo wydaje ci się, że zrobisz szybciej niż inni, 
• jesteś chaotyczny i sprawia ci problem robienie planów zadań i podejmowanie decyzji, kto i dlaczego ma się zająć daną rzeczą, więc zostawiasz kwestie zarządzania przypadkowi i pozwalasz, by zadania były realizowane
• mniej lub bardziej dowolnie przez każdego, 
• trudno ci myśleć perspektywicznie i planować z wyprzedzeniem działania swoje i innych, bo wciąż napotykasz we własnej głowie dziesiątki przeszkód, wątpliwości i pytań “a co, jeśli...”. 

Nad takimi postawami można i należy pracować, gdyż mogą one w znaczącym stopniu utrudnić życie zawodowe i prowadzenie firmy. Warto zastanowić się, skąd się one wzięły i w jaki sposób je zmienić. Jeżeli masz kłopoty ze zrobieniem tego samodzielnie, rozważ skorzystanie z pomocy psychologa - może to dużo zmienić na twoją korzyść.  

Metody przedstawione poniżej to sposoby, które mogą być wykorzystane przez każdego - zarówno osoby zmagające się z powyższymi problemami, jak te, które po prostu chcą poznać nowe techniki i sposoby na zarządzanie czasem. Nie ma znaczenia, czy chcesz ich użyć w sferze biznesowej czy prywatnej, ponieważ nadają się tak samo dobrze do jednej i do drugiej. 

7 efektywnych sposobów zarządzania czasem 

Oddelegowywanie zadań 

Jako menadżer odpowiadasz za zespół i jego wyniki, ale również za rozwój pracowników należących do zespołu. Oddelegowywanie pracowników do zadań, którym będą w stanie sprostać i jednocześnie wyciągnąć jak najwięcej korzyści dla rozwoju własnych umiejętności, jest jedną z przydatnych technik zarządzania czasem. 

Idealnym sposobem, który ułatwi dobieranie odpowiednich pracowników do zadań, będzie sporządzenie listy pracowników z umiejętnościami i mocnymi stronami, które następnie porównasz z zadaniami do wykonania. Zadanie wymaga dokładności i precyzji – może sprawdzić się Maciek, który jest bardzo skrupulatny. Zadanie uwzględnia rozmowy z dużą liczbą ludzi - może będzie najlepsze dla Ewy, nowej pracownicy, która bardzo łatwo nawiązuje relacje.  

Metoda SMART 

Ta metoda to zbiór kryteriów, którymi powinieneś kierować się przy planowaniu zadań oraz realizacji celów. Dzięki niej możesz sprecyzować lub usprawnić proces planowania, jak i późniejszą realizację zadań. Litery w nazwie metody posiadają następujące odpowiedniki: 

Specific – szczegółowo określony 
Measurable – mierzalny, możliwy do zmierzenia 
Ambitious – ambitny, stymulujący 
Realistic – realny, możliwy do wykonania 
Timely – terminowy, określony w czasie 

Przed podjęciem się zadania lub oddaniem go komuś zweryfikuj je według tych kryteriów. Czy jest zrozumiale opisane i wiadomo, na czym polega? Czy można jasno określić, co jest jego celem, i ocenić poprawność wykonania? Czy jest stymulujące - czy nie jest nudne, czy można się dzięki niemu czegoś nauczyć? (nie wszystkie zadania takie są, ale zawsze warto zastanowić się, czy można coś poprawić) Czy jego cel jest realny i czy faktycznie można je wykonać w określony sposób? Czy posiada konkretny termin lub przedział czasowy, w jakim ma zostać wykonane? 

Macierz Eisenhowera 

To narzędzie pozwalające określić pilność poszczególnych zadań oraz nadać im odpowiedni priorytet, według którego powinny zostać wykonane. Ta metoda pozwoli ci na przejrzyste wyeksponowanie najważniejszych zadań dla całego zespołu, bez pominięcia mniej pilnych lub mniej istotnych zadań. Przynosi też korzyść w postaci zidentyfikowania zadań, którymi zajmują się niewłaściwe osoby, oraz rzeczy, które są robione, a nie powinny. W tej metodzie istnieją cztery kategorie oceny zadań: 

Ważne i pilne: Do wykonania w pierwszej kolejności. 
Ważne, ale niepilne: Do wykonania w późniejszym terminie. 
Pilne, ale nieważne: Do oddelegowania innym. 
Nieważne i niepilne: Do ograniczenia lub eliminacji. 

Blokowanie czasu w kalendarzu 

Ta metoda polega na zarezerwowaniu czasu, w którym będziesz się skupiać wyłącznie na własnej pracy. W tym okresie (może to być zarówno 30 minut, jak i cały dzień) odmawiasz wszystkich spotkań oraz nie poświęcasz czasu na rzeczy, o które proszą cię inni. Oczywiście wcześniej należy poinformować innych o tym czasie, w którym nie chcesz, aby ci przeszkadzano. Pomoże to utrzymać dobre stosunki z naszymi współpracownikami, gdyż nasze intencje będą jasne. Metodę tę możesz zasugerować także pracownikom, jeśli wykonują ważne zadania, wymagające skupienia.  

Unikanie wielozadaniowości 

Być może myślisz, że wykonywanie większej liczby zadań naraz to świetny sposób, by zwiększyć wydajność. Nie jest to jednak dobre rozwiązanie, zwłaszcza na stanowiskach kierowniczych. Przy wykonywaniu wielu zadań w jednym czasie łatwiej o pomyłkę czy całkowite pominięcie danej czynności. Przekłada się to na większą presję i stres, co z kolei ma wpływ na zmniejszenie wydajności. Jako kierownik czy menadżer co do zasady masz więcej obowiązków, gdyż musisz brać pod uwagę pracę swoich podwładnych, lecz nie zawsze przekłada się to na liczbę zadań, którą musisz wykonać w jednym czasie. 

Planowanie przerw na regenerację 

Regularne przerwy w pracy są ważnym aspektem w zarządzaniu czasem i powinny być traktowane na równi z czasem przeznaczonym na pracę. Regeneracja wpływa na poprawę kreatywności i koncentracji. Dodatkowo wypoczęty organizm lepiej radzi sobie ze stresem oraz pomaga utrzymać wysoką wydajność pracy. Ty i twoi pracownicy powinniście znaleźć swoje sposoby na regenerację podczas pracy. Nie musi to być nic absorbującego - wystarczy krótki spacer, chwila gimnastyki czy medytacji.  

Zachowanie równowagi między pracą a życiem osobistym 

W pewnym sensie jest to rozwinięcie metody planowania czasu na regenerację. W obecnych czasach pracoholizm jest postrzegany jako problem lub wręcz choroba, nie jako powód do dumy. Każdy, niezależnie od stanowiska, powinien zadbać o swoje życie prywatne. Nie znaczy to, że masz całkowicie porzucić dotychczasową karierę. Trzeba znaleźć czas zarówno na pracę, jak i na odpoczynek, oraz określić sposób, dzięki któremu potrzeby z obu tych sfer będą zaspokojone na satysfakcjonującym poziomie.  

Główne założenia: praca = czas wolny = odpoczynek 

Czas przeznaczony na odpoczynek powinien pozostać niezmienny. Natomiast czas wolny i czas na pracę może się wahać w proporcjach, ale powinien być jak najbardziej zbliżony do siebie. 

Wszystkie wyżej wymienione techniki mogą pomóc ci efektywniej zarządzać swoim czasem, co w konsekwencji przełoży się na wydajność oraz wyniki twoje i całej firmy. Żadna z tych metod nie jest stała i możesz je modyfikować do własnych potrzeb, wybierając te, które lepiej do ciebie pasują.